Diğer Industryolog Akademi

Akademi Atölye 4 – Outlook Üzerinden İş Yönetimi

Bizler gelişimi yaşayan kişileriz. Her zaman bir sonraki süreci, bir sonraki değişimi üretmeye çalışıyoruz. Outlook’a geçişte bunlardan biri.

Bir önceki yazımızda takım olarak Slack’e geçişten bahsetmiştik. Bu yazımızda ise; işleri bir kademe daha ciddileştirerek, sistemli ve planlı çalışmaya adım attığımız Outlook sürecinden bahsedeceğiz.

Öyle süreçlerden geçiyoruz ki, her geçtiğimiz süreç bizlere bir şeyler katmaya devam ediyor. Hatta süreçleri, öğrenmek için kendimiz yaratıyoruz. Bu süreçler, her basamakta yeni bir basamağın kapısını açıyor. Bizse hiçbir kapıdan korkmayıp, yeni kapıları sonuna kadar açmayı hedefleyip, uyguluyoruz.

Mail kullanımı arttırmak için başlattığımız bu süreçte; Outlook, bize birçok kolaylık sağlıyor. Gerek kişisel maillerimizi, gerekse akademi için açılmış olan maillerimizi Outlook ile kolayca takip edebiliyoruz. Bu sürece başladıktan sonra uygulamaya koyduğumuz bir olayda ortak maillerin ilgili kişilere yönlendirilmesi. Bu yönlendirme ile farklı işler için açtığımız mail adreslerine gelen mailleri, ilgili mail adresine girmeden, kolayca akademideki kişisel mailimizde bulabiliyoruz. Bu sayede herkes, ilgili olduğu konularda bize gelen mailleri tek hesaba girerek yönetmiş oluyor.

outlook

Zaman zaman önemli işlerimiz için bu mail sistemini kullanıyoruz. Ancak Slack programını kullanmaya hala devam ediyoruz.

Outlook ile dosya paylaşımı, görev dağılımı, araştırma konularının tartışılması, bir konu hakkındaki geri dönüşleri kolaylıkla yönetebiliyoruz. Yine zaman zaman okuduğumuz bir yazıyı, bir dokümanı kolayca bütün arkadaşlarımızla paylaşabiliyoruz.

Artık maillerimizi kontrol etmek, günlük yaşantımızda yaptığımız işlerde ilk sırayı aldı. Ve bu kontrolü, hiçbir zaman maraton kontrol olarak görmüyoruz. Gelen maillerde; heyecanlandığımız ve yeni bilgiler öğrendiğimiz şeyler oluyor. Mail açılışındaki bu merak, motivasyonumuzu inanılmaz etkileyebiliyor.

takim-gelisimi

Outlook İçin Neler Yaptık?

Öncelikle Outlook’a mail hesaplarımızı ekleyebilmek için eğitici videolar ve dokümanlar hazırladık.

IT departmanımızın yazılım ekibi, görev dağılımı ile takım içerisindeki kişilerin Outlook kurulumu, mail ekleme ve teknik hataları düzelteme gibi işlemlerinde yardımcı oldu.

Maillerimizde kullanmak üzere, sürekli geliştirilen kartvizit (imza) tasarımları yaptık.

Farklı konular için açılan mail hesaplarını yönetmek için, ilgili kişilerin maillerine hosting üzerinden yönlendirmeler yaptık.

Bizler gelişmeye ve paylaşmaya devam ediyoruz. Paylaşmanın ve gelişimin ruhunu tadan kişiler olarak yaptığımız işlerin her birini isteyerek ve heyecanla yapıyoruz. Sizlerin de bu ruhu tatmanız dileğiyle, bir sonraki Akademi Atölye yazısında görüşmek üzere.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir